Skillsoft ile Liderlik - Verimlilik ve Zaman Yönetimi

Tony Schwartz, zamanı değil enerjiyi yönetmenin önemini anlatıyor.

Teknolojik araçlar, insanlar veya zihnimiz dikkatimizin dağılmasının 3 temel faktörlerindendir. E-mail uyarılarınızı kapatın, önemli olmayan kişileri hayatınızdan çıkarın ve başka iletişim araçları kullanın. Zamanınızı çaldığınızı düşündüğünüz ziyaretçilere bu durumu çeşitli davranışlarınız ile belli edin.

E-maillerinize çok fazla dikkat kesilmeniz, IQ’nuzu 10 puan civarında düşürebilir. Sabit bağlantılı elektronik araçlar, kimi zaman gece uykusunun tam olarak alınmaması veya marihuana içmek ile aynı etkiye sahip olabilir. Verimliliğinizi artırmak için bir süreliğine elektronik araçlar ile kurduğunuz sosyal bağlantılarınızı kesin, deşarj olun ve yenilenin.

İşlerinizi bitirme yolunda daha fazla erteleme yapmayın ve tamamlanan işin olumlu neticelerini görün. Veya tamamladığınız işin olası olumsuz sonuçlarını gözlemleyin. Eğer bir başarısızlık söz konusu ise görevinizi her bir için ayrı bir bitirme tarihi belirleyerek, daha küçük parçalara bölün. Ayrıca size engel olabilecek her türlü elektronik araçtan uzak durun.

Voltaire: Mükemmel, en iyinin düşmanıdır. Mükemmellik imkânsızdır. Bazı şeyler yeteri kadar iyi gittiği takdirde durdurun. Mükemmellik işleri paralize edebilir veya verimliliği azaltabilir. Son teslim tarihi belirlerken gerçekçi olun. Kendinizi başkaları ile karşılaştırmayın, ihtiyaç duyduğunuz zaman yardım isteyin.

İyi bir zaman yönetimi, başarı için oldukça önemlidir. Zamanımızı çalan 8 büyük etmen şunlardır: İnternet, boş sohbetler, elektronik araçlar aracılığıyla kurulan iletişim, kişisel işler, sigara içmek, gidilecek yerlere geç kalmak veya aşırı erken gitmek, iş aramak veya işe ara vermek.

Verimliliğinizi artırmak için: Düzenli olun, yeteri kadar su için ve kafeinli içecekleri diüretik etkisi nedeni ile çok tercih etmeyin, mükemmeliyetçi olmayın, işlerinizi ertelemek yerine daha küçük parçalara bölerek tamamlamaya çalışın, günün başında ve sonunda neler yaptığınızı gözden geçirin.

Bir hafta boyunca zamanınızı nasıl harcadığınızı izleyin. Kolay gibi geliyor ama değil.

Çoğu zaman yönetim sistemi, iş yönetimi ve önceliklere ayrılan zamana odaklanmak yerine, işleri organize etmeye odaklanmaktadır.

Bu videoda Peter Bregman, odaklanacak beş şey seçtiğini ve günlük aktivitelerini bunlar çerçevesinde planladığından bahsediyor. Bu beşinin dışında kalan diğer işlere yüzde beş önem verdiğini açıklıyor.

Katılmanızın zorunlu olmadığı toplantı davetlerini reddedin, belirli bir zaman aralığı belirleyin ve zamanı geldiğinde toplantıdan ayrılın, toplantılara daha az kişi çağırın, sunumlarınızı 18 dakika ile sınırlandırın ve konu başlıklarınıza önemli bir başlık daha eklenebileceğini düşünüp hazırlıklı olun.

Toplantı için bir lider ve bir yazman belirleyin, toplantıdan önce gündem maddelerini paylaşın, konuşmak yerine karar alın, toplantıları 45 dakika ya da daha kısa zamanda bitirmeye çalışın, sunumları sona doğru 18 dakika içine sığdırın, en son 5 dakika içinde yapılacakları toparlayın.

Kendinize haftanın her günü için bir sorunun yazıldığı 7 kolonluk bir tablo oluşturun. Bu tabloya girdiğiniz soruları her gün “evet”, “hayır” olarak veya başka bir şekilde cevaplandırın.

Laura Stack, verimliliğinizi artıracak 4 kritik adımı tanımlıyor.

Etkin ve başarılı toplantılar düzenlemek için dikkat etmeniz gereken 5 kritik husus: a) Birilerini görevlendirin. b) Gündeminizde toplantınızın nedenlerini belirtin. c) Toplantıda olan kişilerin neden orada olduklarını açıklayın. d) Toplantıların net sonuçları ve dağıtılan sorumlulukları olduğunu unutmayın. e) Birisine toplantı notlarını tutturun.

Çalışanlarımıza nasıl yatırım yapalım ki verimlerini arttıralım? Fiziksel,zihinsel,duygusal ve ruhsal enerjinin önemi.

Çalışanları motive etmek için sadece iyi maaş yeterli değildir.Yaptıklarının önemli olduğuna inanmalıdırlar.

İşte geçirilen fazla zaman daha yüksek performans demek değildir.

İnsanlar 150 şer kişilik gruplar halinde çalışmaya yatkınlar,bu bir kabilenin kişi sayısı.Büyük gruplarda güveni oluşturmak daha güç. 150 kişi genelinde ortaya konan çalışma birçok önemli atılımı gerçekleştirecektir.

Rakiple ortaklık genel kanının aksine ve hatta açıkça zararlı bir durum olarak görünebilir.Vivek Badrinath bu garip ilişkinin işin daha başarılı olması için yardımcı olabildiğini anlatıyor.

Her gündem maddesinin bir karar veya bir karara veri olması,karar verme pozisyonunu netleştirmek,materyalleri önceden dağıtmak, power point sunum kullanmamak ve bir sonraki adımıne zamana kadar kimin atacağına karar vermek

Daha hızlı gidebilmek için toplantıları kısaltın.Önemli olana odaklanın.İsrafı tanımlayın ve önleyin.Ne üzerinde çalıştığınızı ve neyi gerçekleştirdiğinizi izleyin.Üç aylık birbirini takip eden yol haritaları oluşturun.

Bir görevi tamamlamak için gereken zaman, telefon konuşmaları ve e-postalar gibi kesintiler olduğunda %30 artar. Bir göreve ne kadar tam anlamıyla odaklanırsanız, o kadar hızlı ve etraflıca tamamlarsınız.

Dr. Purg, yöneticilerin öncelik aramaktan ziyade her şeye koşturmaya çalışarak nasıl etkinliklerini kaybettiğini anlatıyor. Verimli ile etkili arasındaki farkı öğrenmemiz gerektiğinden bahsediyor.

Açık bir amacınız yoksa, şokları emecek yeteneğiniz yoksa, vaktinizi yönetmek yerine enerjinizi yönetme yeteneğiniz yoksa liderlik etmek zordur.