Kaynak Dergisi Makaleleri - Verimlilik ve Zaman Yönetimi

Günümüzde internet derken 100 milyon web sitesi, 30 milyar web sayfası, 1.2 milyar kayıtlı kullanıcı ve trilyonlarca dolar ticaretten söz ediyoruz. Peki bu kadar ‘hayati' bir bilgi kaynağını hedeflerimize ulaşmada ne denli ‘hızlı' kullanabiliyoruz? İnternet tüm sorularımızın yanıtlarını bizlere sunuyor mu? Aradığımız tüm cevaplar internette mevcut mu? Eğer mevcutsa bu kadar geniş bir kaynağın içerisinden bu cevaplara nasıl hızlıca ulaşabiliriz? Arama motorları aradığımız bilgilere ulaşmada ne denli yardımcı ve yeterli? Zaman düzenlememize internetin ne denli bir katkısı olabilir? İnternet zaman kaybettirir mi? İnternet ile müşteri portföyümüzü hızlı bir şekilde artırabilir miyiz? ‘Sektörel arama kaynakları' farklı piyasalara, ‘ihtisas arama motorları' ise farklı iş dallarına dönük bilgileri bünyesinde bulundururken, ‘coğrafi arama kaynakları' sadece belirli coğrafyalara dönük bilgileri kullanıcılarına hızlıca aktarabilmektedir.

Çoğu zaman yaptığımız, tutumlarımızı, hayal gücümüzü ve düşüncelerimizi, ne söyleyeceğimizi, nasıl söyleyeceğimizi, nasıl göründüğümüzü, nasıl davrandığımızı, verdiğimiz sözleri, ilişkilerimizi vb. şeyleri kontrol etmektir. Zamanımızı yönetmek yerine, kendimiz için daha iyi bir şey yapmaya odaklanmak, yani yukarıda sıraladığımız alanlarda kendimizi yönetmeye çalışmak bizi daha verimli kılar. Etkili olmak “doğru işleri yapmak”, verimlilik ise “işleri doğru şekilde yapmak”tır. Birçok durum için en ideali, ikisi arasında denge kurarak, doğru işleri doğru zamanda gerçekleştirmektir.

İçinde bulunduğumuz yılın sonuna yaklaştığınızda, durup geriye dönerek zamanınızı ne ölçüde iyi yönettiğinize bakmanızı öneriyorum. Birçok kişi hemen her gün bu konu ile boğuşur durur ve çoğumuz günlerimizi boşa geçirmediğimizi iddia eder. “Ben nereye gittiğimi ve ne yapacağımı biliyorum.” Eğer gerçekten böyle hissediyorsanız, o zaman siz azınlığın içinde yer alıyorsunuz. Çünkü birçok insan üretken geçmeyen bir günün ardından kendilerini engellenmiş hisseder. Hepimiz bir gün içerisinde daha fazla şey yapmak isteriz. Zaman yönetimi olgusu 100 yıldan daha uzun bir süredir varlığını sürdürmektedir. Maalesef, zaman yönetilemez, zaman kontrol edilemez. “Yapılacak en iyi şey kendimizi yöneterek zamanı kullanmaktır.” Zamanlarını nelerin çaldığını bilmeyen bazıları için şimdi zaman yönetim kavramlarını daha ayrıntılı ele alacağız. Zamanımızı çalan unsurlar nelerdir ve bunlara nasıl engel oluruz?

Zamanı iyi kullanmanın birinci evresini, zamanınızı nasıl harcadığınızı değerlendirmek oluşturur. Zamanı etkin harcayabilmek için zamanınızı nasıl kullandığınıza ilişkin doğru bir resme ihtiyacınız olacaktır. Fiilen ne yaptığınıza ilişkin bu bilgi, nereye ulaşmak istediğinizi gösteren bir vizyon oluşturmanıza yarar. Bu resim, şu anda yaptığınız şeylerin, yapmak istediğiniz ya da yapmanız gerekenlerin nasıl bir ilişki içinde olduğunu belirleyecektir. Zamanınızı nasıl harcadığınızı görünce hedeflerinize daha net odaklanırsınız. Bir hafta süreyle, her faaliyete ne kadar zaman harcadığınızı dikkatle inceleyip kaydını tutun. Bu size zamanınızı nasıl harcadığınız konusunda fikir verecektir. Şu noktalara ne kadar odaklanmışsınız? : En önemli faaliyetlerinize odaklanın. Çalışma zamanınız kadar kişisel zamanınızı da denetleyin. Arzuladığınız yaşam tarzına ulaşabilmek için zamanınızı iyi kullanın.

Yaşamanız için gerekli olan parayı kazanabilmek için daha fazla, daha hızlı, daha uzun son sürat çalışıyor, ilişkide olduğunuz herkesin ve her şeyin bu yoğun programın içinde yer almalarını sağlamak için ölesiye çaba sarfederken, aynı zamanda bütün bunlardan zevk almayı bekliyorsunuz. İyi ama nasıl? Daha fazla çalışmak zorundasınız! Hayır… ama daha akıllı çalışmak zorundasınız. Bunu yaşamımızdaki rollerimizi tanımlayarak başarabiliriz. Zamanın değişmez olduğunu kabul ettikten sonra, içinde yaşamayı isteyeceğiniz dünyayı ancak kendimizi doğru yöneterek yaratabiliriz. Potansiyelimizi hayata yansıtmak, özel hayatımızda mutlu, iş hayatında başarılı olmak için kısacası daha kaliteli bir hayat yaşayabilmek için sorulması gereken birinci soru şudur: En derinde yer alan değerlerimle uyumlu bir hayat yaşayabilmem için enerjimi nasıl kullanmalıyım? Zaman değil enerji, zaman enerjiye dönüştüğünde anlam kazanır.

Zaman algısı, yapılan iş veya vakit geçirilen kişi ile ilgili hissedilen duygu olabildiği gibi, başarı hırsı, sorumluluk bilinci, bir kuruma ait olmanın yarattığı güven etken olabilir. Bu unsurlardan en önemlilerinden biri olan işi sevmek, zaman algısını etkileyen en önemli öğedir. Sevdiğiniz bir işle uğraşırken veya bir kişiyle vakit geçirilirken zamanın bir anda anlamını yitirdiğini, akıp gittiğini hepimiz yaşamışızdır. Sevgi, yürekten adanmayı sağlayabilmektedir. Yürekten adanabilmek, sabah işe giderken yüksek isteklilik ve mutluluk duymak, akşam eve dönerken de aynı coşkuyu sürdürebilmekle mümkündür. Zamanı unutmak, yorulmamaktır. Sürekli daha iyi ne yapabileceğini, nasıl yapabileceğini sorgulayabilmektir.

Enerjinizi yarın sabah, işinize ve ailenize, daha olumlu ve yoğun bir şekilde odaklayacak olsanız, hayatınızda neler değişirdi? Özellikle bir iş liderinin, iş ortamına yüksek ve olumlu enerji getirmesinin, ona bağlı çalışanları ve onların başkalarına verdikleri hizmetin kalitesinin nasıl etkileyeceğini düşünün. İnsanların hayat başarısı, mutluluğu ve kalitesi, enerjilerinin miktarına ve bunları odaklama biçimlerine bağlıdır. İnsanların enerjilerini odaklamalarının dört düzeyi vardır: Yürekten adanma, Bağlanma, Kısmen bağlanma ve Kopma. Yürekten adanma, kısa dönemli kişisel çıkarlarımızın ötesinde bir amaca, yüksek bedensel enerji, duygusal bağlılık, zihinsel yoğunlaşma ve manevi uyumu içeren bir odaklanma gerektirir. Bilinçli olarak dinlenmek ve yenilenmek, kişinin tüm kapasitesini göstermesine imkân verecek temel bir koşuldur. Unutmamak gerekir ki, müziği müzik yapan notalar değil, aradaki boşluklardır. Enerji kadranı tablosunda görüldüğü gibi sağ alt kadran, sağ üst kadrana geçme imkanı verir.

Akılsızlar hırsızların en zararlılarıdır: Zamanınızı ve neşenizi çalarlar (Goethe). Goethe'nin de dile getirdiği gibi iş yaşamında zamanımızı verimsiz kullanmamıza yol açan kişiler ister çalışanlarımız olsun ister yöneticilerimiz, ister müşterilerimiz ister tedarikçilerimiz, çoğu zaman beklenen tepkiyi almıyorlar. Oysa zaman biriktirilemeyen, ödünç verilemeyen, borç alınamayan tek değer, üstelik fiyatı da oldukça yüksek... Ölçülmesi son derece kolay olan bu kavram, onun önemini ve değerini belirlemeye gelince oldukça zorlayıcı olabiliyor... Zaman denilen paha biçilmez bu kavram özellikle iş hayatında çevrim zamanı, teslim zamanı, başlangıç zamanı, bitiş zamanı gibi pek çok performans kriterinin ölçütü olarak karşımıza çıkıyor.

İster kurumsal, ister bireysel alanda olsun, herhangi bir konuda köklü bir değişim yapmak için doğru yöntem, kararlılık ve disiplin gerekir. İnsanların büyük çoğunluğu doğru yöntemi bulsalar bile gereken kararlılık ve disiplini gösteremezler. Bunun nedeni geçmiş alışkanlıkları ve farklı yöntemi uygulamak için odaklamaları gereken enerjinin değerleriyle örtüşmemesidir. Bunu fark etmek de insanları gerginliğe sürükler. İnsanlar günlük uğraşılarına temel değerlerini yansıtmadıkları sürece, iç huzurunu bulmaları ve mutlu olmaları mümkün değildir. Bu nedenle, biz çağdaş ve farklı bir anlayışla düzenlediğimiz zaman yönetimi seminerimizin adını “Seçilmiş Öncelikler” olarak değiştirmeyi uygun bulduk ve vurguyu enerji ve odaklanmaya yaptık.

Etkili zaman yönetiminde izleyeceğiniz 7 adım, istediklerinizi gerçekleştirecek, stresinizi azaltacak ve hedeflerinize başarı ile ulaşmanızda yardımcı olacaktır. Etkili Zaman Yönetiminde 7 Adım: 1. Önceliklerinizi belirleyin. 2. Önceliklerinizi somut hedeflere dönüştürün ve hedeflerinizi tamamlayıcı faaliyetler belirleyin. 3. Hedefe ulaşmak için yapılacak işlerin zaman planını yapın. 4. “Aylık takvime” ve “planlama not defterine” zaman kazandıran araçlar olarak bakın. 5. Zamanınızı alan ve hedeflerinizin hayata geçmesine hizmet etmeyen rica ve fırsatlara “hayır” demeyi öğrenin. 6. Etkili zaman kullanımında ortaya çıkan engelleri tanımlayın. 7. “Yapmak” ve “Olmak” arasındaki dengeyi sağlamak için çaba sarfedin.

Zamanınızın çoğunu en iyi yaptığınız işe verir ve başkalarının da en iyi yaptıkları işleri yapmalarına izin verirseniz olağanüstü sonuçlar elde edersiniz. Bunun için doğal becerileriniz üzerine odaklanın. İyi yaptığınız bir sürü şey vardır. Kimi alanlarda yetkin hatta mükemmel, kimi alanlarda ise daha az yeteneklisinizdir. Şimdi dürüstçe bir liste hazırlayın ve tüm becerilerinizi bu listeye yerleştirin. Bu becerilerinize 1 ila 10 arasında değerler vererek kendinizi değerlendirin. Zamanınızın çoğunu yüksek puan aldığınız alanlarda değerlendirirseniz, hedeflerinize daha kolay ulaşırsınız. Herkesin güçlü özellikleri vardır. Önemli olan bunların farkında olabilmek ve bu yönlerimize odaklanabilmektir. Üretkenliğin artması ve zamanı etkin bir biçimde kullanmanın temelinde güçlü yönlere odaklanma yatar. Güçlü olduğunuz alanları açıkça tanımlamak için kendi kendinize sorular sorun.